皆さんEvernote利用されていますか？
大変有名なサービスですが、いまいちどのように活用して良いか悩まれている方も多いのではないでしょうか？
今回はそんなEvernoteの代表的な活用方法と知られる、名刺管理の手順を紹介したいと思います。
- Evernoteでの下準備
まずは事前に名刺管理用のノートブックとタグをEvernote上に用意します。Evernoteを名刺管理でしか使わないのであればノートブックはデフォルトのものでも構いませんが、私の場合は他にも色々使っているので、「Biz Card」という名刺管理専用のノートブックを作成しました。
続いてタグですが、これは名刺を抽出しやすいように、索引(Index)や会社(Corporation) 等を用意します。
これらのタグは他のノートブックのタグと混ざって埋もれないように、タグを階層化して登録すると便利です。
上図のように、索引は50音全て登録するのではなく「あかさたな」別で十分です。頻繁に利用する名刺は★(お気に入り)のタグも付けると良いでしょう。 - 名刺をスキャン
続いてEvernoteに貼り付ける為の名刺のイメージを、スキャナーで取り込んで用意します。スキャナーのイメージ保存形式はPDFか画像を選べるものが多いかと思いますが、画像形式の方を選択します。
PDFの方がイメージの中の文字情報もデータ化されるので名刺管理に便利だと思われるでしょうが、実はEvernoteには画像の中の文字を読み取るOCR機能が付いているので、ファイルサイズの小さい画像の方が、容量を節約でき、かつスクロールスピードも早いのでお勧めです。
下図は画像の中の文字列をEvernoteで検索したものです。
「代表取締役」という検索指定に対して、画像の中の文字が抜き出されているのが分かるかと思います。凄いですね！
スキャナーの読み取り解像度は300dpiで十分です。
ファイルサイズ節約のためJPEGやPNG形式の画像で保存します。 - Evernoteに登録
最後にEvernoteに名刺を登録します。上記1で用意した名刺管理用のノートブックを選択し、「新規ノート」を選んで新しくノートを追加します。
ノート作成においてポイントが二つあります。
まず一点目。タイトルはリスト表示で並べ替えたいキーワードの優先順位を考えて付けましょう。
私の場合は、会社＞氏名順に並んで欲しいので、
タイトルは「(会社名) ＋ (氏名の頭文字) ＋ (氏名) ＋ (メモ)」としています。
氏名だけでは読み仮名順に並ばないので、氏名の読み仮名一文字を会社名と氏名の間に入れています。
そして2点目はノートの中身は名刺イメージのみにするということ。
知り合ったイベント名や、担当しているプロジェクト名等、色々とメモしたいことはあるかと思いますが、その場合はタイトルに付けたり、個別のタグを用意して対応します。
もし、ノートの中にイメージ以外のものが含まれると、下図のようにリスト表示の名刺イメージがカットされてしまう為です。
最後に上記1で用意したタグ付を行い終了となります。
下図は作成完了したノートの例です。
上記の名刺管理のやり方は一例であって、他にも様々な方法があるかと思います。
沢山ある名刺一枚一枚をスキャンするのは大変ですが、Evernoteに取り込んでしまえば、どのPCからでも、またスマートフォンやタブレット端末からでも閲覧出来て大変便利ですよ。